Yotta企业云盘如何管理房产建筑行业企业办公文档

Yotta企业云盘如何管理房产建筑行业企业办公文档
房产建筑行业以项目为中心的运作模式周期性长，项目推进的过程中需要建设方、设计方、环评方、施工方和监理方等有关单位的多方配合，需要通过项目管理协调各方资源，以实现项目的期望目标。项目进行中，多方的协作涉及到施工方案、设计图纸、资质资料、施工合同、检测报告等各类文件的安全共享和协同完成；项目结束时，各类文档材料的统一归档和保存则关系到企业的数据积累和沉淀。
房产建筑行业文档管理都有哪些弊端？该如何解决？
一、传统文件管理方式效率低
建筑设计图纸大多数都是以大文件的形式存在，在固有传输方式中大附件的传输速度较慢。并且文件往来频繁，图纸版本变化快，难维护，建筑图纸等文件需要多次修改与更新，版本容易混乱，历史版本不容易分辨新版本，文件的存储空间和传输速度对建筑设计行业来说是一个很大的问题。
二、文档管控困难
勘察报表、测量报告、设计图纸、投标书等等，建筑设计行业产生的资料多种多样。同时，部门之间的文件并非孤立，有交叉于各部门之间的文件。冗杂的文档让建筑设计行业的工作人员手足无措。存储分散，难以管理。
三、文件变动频繁
建筑设计行业工作要求精细，每一厘米的误差都有可能让一切推到重来，频繁修改文件成为常态。团队合作关系要求部门之间时刻保持沟通顺畅，因文件变动频繁，修改变动更需时刻传达至协作部门。
四、移动办公不便
建筑设计行业的特殊性使部分工作人员频繁外出办公，期间必会携带大量纸质文件，若要与同事在现场翻查讨论十分不便。人员办公地点流动性强，信息无法实时传递到位，造成信息滞后，影响办公效率。
五、多方沟通难以实现以及文件监管难到位
项目的进行需要多方联系，而现有的沟通工具不足以支撑办公，用户、供应商、施工单位三方的交流问题有待解决。文件牵涉多人，难把控，公司部门、人员结构复杂，缺乏有效文件管理制度，重要文档存在易泄漏、丢失、损坏等风险。
Yotta企业云盘对房产建筑行业做出如下解决方案：
一、文件集中存储、安全备份
工程建筑资料集中安全存储工程图纸、合同报表等多种文件，可根据文件类型、属性等进行智能分类管理，选择任意的云端文件夹与本地文件夹进行同步；可及时将本地文件备份到云端，同时不错过任何云端更新的文件；
二、文件版本列表清晰可控
设计文件版本明晰，不再用错，清晰记录每个设计文件的修改与更新，记录文件的每一个历史操作，避免版本错误，保护文档完整性与准确性。
三、标签及全文搜索
文档提供标签功能，通过标签对文档进行关键字提炼和标注实现快速搜索和分类；可通过标签快速搜索想要的文档；强大的搜索引擎，查找文件更快速，支持根据标签、作者、大小等多种条件进行查找，支持通过全文搜索功能快速定 位查找所需文件。
四、分享，协作便捷
建立企业内部安全、的文档分享平台，任何人可对文档发表评论，通过评论交换对文档的意见，进一步提高文档协同的效率；并且支持多人协作在线编辑，无需下载文档，协同完成工作。
五、随时随地移动办公
不论在办公室还是在工地，均支持window端、web网页访问、Android端、IOS端、Outlook插件等多种访问方式。打破了时间与空间的限制。
六、严谨权限安全管理
规范文件使用，建立严谨完善的权限管理制度，对跨部门、跨项目工作人员进行多维度多层次管理，保障了企业文档的安全性，同时提高员工工作效率。